Jakie są zasady zwrotu kosztów stawiennictwa świadka w sądzie ?

Podczas procesu sądowego strony postępowania popierają swoje twierdzenia stosownymi dowodami. Jednym z nich jest dowód z zeznań świadka. W takim wypadku świadek jest wzywany przez sąd do osobistego stawiennictwa na dany dzień, na który ustalona jest rozprawa. Jeśli świadek poniósł koszty w związku z dojazdem do sądu bądź koniecznością zwolnienia się z pracy, może zażądać ich zwrotu. Jak to zrobić i w jakiej wysokości można ich żądać?

Świadkowi przysługuje zwrot kosztów podróży z miejsca jego zamieszkania do miejsca wykonywania czynności sądowej na wezwanie sądu. Zwrot kosztów podróży przysługuje na zasadach obowiązujących na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Środek transportu właściwy do odbycia podróży wyznacza sąd. Nie oznacza to automatycznie, że sąd wskaże najtańszy środek transportu. Sąd określając go, musi mieć na uwadze okoliczności konkretnego przypadku, w tym również sytuację osobistą świadka jak np. podeszły wiek czy zaawansowana ciąża. Zwrot kosztów podróży obejmuje zarówno koszty przejazdu między miejscowościami, jeśli świadek zamieszkuje w innej miejscowości niż miejscowość siedziby sądu, jak również koszty przejazdu w ramach tej samej miejscowości, czyli przejazd środkami komunikacji miejskiej np. z dworca kolejowego do sądu. Świadkowi zwrócone zostaną wszystkie koszty związane z zakupem biletów określonego przez sąd środka transportu tylko wtedy, gdy zostaną one udokumentowane. Koniecznym zatem jest posiadanie biletów lub rachunku czy faktury. Sąd może również wyrazić zgodę na podróż świadka własnym samochodem, w szczególności gdy taka podróż okaże się tańsza niż korzystanie ze środków transportu publicznego. W takim przypadku sąd rozliczy koszty na podstawie stawek wskazanych w rozporządzeniu Ministra Transportu z dnia 23 października 2007 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, tj. 0,8358 zł za km przebiegu pojazdu dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3. Odległość między miejscowościami z reguły ustalana jest na podstawie optymalnej trasy przejazdu publikowanej na stronie internetowej www.maps.google.pl. Przeważnie świadek w takim wypadku obowiązany jest okazać dowód rejestracyjny samochodu, jeśli jest jego właścicielem, a jeśli nie, to potrzebne jest oświadczenie o skorzystaniu z samochodu innej osoby z kserokopią dowodu rejestracyjnego tego pojazdu.
Z przepisów wynika również prawo świadka do otrzymania wynagrodzenia za utratę zarobków w związku ze stawieniem się w sądzie. W takim wypadku świadek powinien wykazać wysokość dziennego zarobku lub dochodu. Osoby pozostające w stosunku pracy powinny przedstawić zaświadczenie wystawione przez pracodawcę o wysokości zarobków. Jeśli świadek prowadzi działalność gospodarczą lub świadczy pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, może wykazać w każdy sposób, jaki dochód utracił. W szczególności jednak będzie musiał przedstawić dokument potwierdzający prowadzenie działalności gospodarczej. Zarówno w przypadku zatrudnionego pracownika jak i osoby prowadzącej działalność gospodarczą lub zawodową poza stosunkiem pracy wysokość zwrotu utraconych zarobków jest ograniczona do kwoty 4,6% kwoty bazowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe, której wysokość, ustaloną według odrębnych zasad, określa ustawa budżetowa. W roku 2015 ustawa budżetowa określa wysokość powyżej wskazanej kwoty bazowej na 1 766,46 zł. Oznacza to, że świadek może otrzymać maksymalnie 81,26 zł za dzień utraconego zarobku.
Na podstawie zasad określonych w wyżej wymienionym rozporządzeniu świadkowi przysługuje także zwrot kosztów noclegu. Sąd zwróci faktycznie poniesiony przez świadka wydatek, przykładowo jeśli rozprawa ma się odbyć w godzinach porannych, a odległość miejsca zamieszkania świadka od siedziby sądu nie pozwala na dojazd i powrót tego samego dnia. Nie można jednak żądać zwrotu kwoty za nocleg, jeśli podróż odbywała się w nocy. Wysokość kwoty zwrotu wydatku na nocleg ustalana jest przez sąd na podstawie rachunku lub faktury za nocleg. Jeśli jednak nie przedłożono rachunku, zgodnie z rozporządzeniem świadkowi przysługuje ryczałt za nocleg. Stanowi on równowartość 150% diety. Na podstawie obowiązujących przepisów wysokość diety wynosi 30 zł, zatem świadkowi, który nie przedstawi rachunku z hotelu, sąd przyzna kwotę 45 zł za noc.
Warunkiem otrzymania przez świadka poniesionych kosztów jest złożenie stosownego wniosku do sądu. Można to zrobić w dwojaki sposób. Wniosek składa się pisemnie lub ustnie do protokołu albo bezpośrednio po zakończeniu składania zeznań albo w terminie trzech dni od dnia rozprawy, na której świadek zeznawał. Przekroczenie trzydniowego terminu powoduje utracenie prawa do żądania zwrotu kosztów.
Wypłata należności świadkowi z tytułu poniesionych kosztów stawiennictwa w sądzie z reguły powinna być dokonana niezwłocznie w kasie sądu. Jeśli jednak nie jest to możliwe, kwota przesyłana jest przekazem pocztowym na adres zamieszkania świadka lub przelewem bankowym, jeśli świadek podał we wniosku numer rachunku bankowego. Wypłata należności następuje z wpłaconej przez stronę zaliczki albo z funduszy Skarbu Państwa. Sąd rozlicza te wydatki w orzeczeniu kończącym postępowanie w sprawie, które z reguły ponosi strona przegrywająca proces.